ekipa - ekipa - AOK Hessen

Prozess

Wir folgen einem strukturierten Venture-Client-Prozess.

1. Bewerbung über die Plattform

Lösungsanbieter bewerben sich über die ekipa-Plattform bis zum Bewerbungsschluss. Die Bewerbung besteht aus den Pflichtfragen und einem Pitch Deck.

2. Get-to-Know-Gespräche

Kurze digitale Sessions mit ausgewählten Anbietern, um:

offene Fragen zur Lösung zu klären
die Machbarkeit in der Systemlandschaft der AOK Hessen zu besprechen, insbesondere die Anbindung an tia Content Server, NetApp StorageGRID und SAP
erste Annahmen zu prüfen
eine mögliche Ausrichtung des Proof of Concept abzustimmen

3. Auswahl und Kick-Off-Workshop

Die AOK Hessen wählt die Anbieter für den Proof of Concept aus. Im gemeinsamen Kick-Off-Workshop werden:

Ziele und Erfolgskriterien festgelegt
der fachliche Zuschnitt und die Datenbasis bestimmt
Infrastruktur, Informationssicherheit und Datengrenzen abgestimmt
Umfang, Verantwortlichkeiten, Zeitplan und Kostenerwartung vereinbart

Ergebnis ist ein gemeinsam getragenes Setup.

4. Durchführung des Proof of Concept

Der Proof of Concept läuft ab dem ersten Quartal 2027 in einem abgegrenzten Rahmen mit einer definierten Nutzergruppe.

Die AOK Hessen stellt bereit:

Zugang zur erforderlichen IT-Infrastruktur
den Archivierungskatalog mit seiner Feldstruktur sowie die zugehörigen Fristen- und Rechtsgrundlagen
fachliche Ansprechpartner aus dem Projekt Archivierung und den beteiligten Fachbereichen
Begleitung durch Informationssicherheit, Datenschutz und Revision

Im Mittelpunkt stehen:

die korrekte Klassifizierung von Unterlagen und Daten
die korrekte Bestimmung der Aufbewahrungsdauer einschließlich Hemmnissen
die korrekte Benennung der Rechtsgrundlage
der korrekte Vorschlag zum weiteren Umgang
der Nachweis, dass keine Daten zur Löschung vorgeschlagen werden, die weiter benötigt werden

5. Entscheidung und nächste Schritte

Auf Grundlage der Ergebnisse entscheidet die AOK Hessen über:

Fortführung oder Anpassung der Lösung
Ausweitung auf weitere Fachbereiche und auf die Ausbaustufe mit aktivem Anstoßen von Löschung und Vernichtung
das kommerzielle Modell und die weitere Zusammenarbeit

Das Thema ist als Dauerlösung aufgesetzt. Der Weg in den Dauerbetrieb führt bei der AOK Hessen grundsätzlich über ein Vergabeverfahren. Eine Direktvergabe ist möglich, wenn ein Alleinstellungsmerkmal vorliegt. Der Proof of Concept ist damit für Anbieter die Gelegenheit, genau das zu belegen.