Archivierungs-Copilot für regelkonforme Aufbewahrung und Löschung

Kontext

Die AOK Hessen hat im vergangenen Jahr das Projekt Archivierung aufgesetzt. Archivierung wurde zuvor nicht einheitlich gesteuert, sondern lag dezentral in der Verantwortung der einzelnen Fachbereiche. Entsprechend unterschiedlich ist heute der Reifegrad: Einzelne Fachbereiche führen ihre Bestände vollständig und dokumentiert, in anderen sind Zuständigkeiten und Ablagepraxis bislang nicht abschließend geregelt. Betroffen sind alle Fachbereiche. 

Das Projekt verfolgt das Ziel, Archivierung in die Steuerung des gesamten Informationslebenszyklus einzubinden: einheitliche Prozesse, geklärte Verantwortlichkeiten in den Fachbereichen und eine übergeordnete Stelle, die das Thema unternehmensweit koordiniert. 

Zentrales Arbeitsmittel ist ein Archivierungskatalog, der derzeit überarbeitet wird. Er bildet ab: 

• um welche Unterlagen und Daten es sich handelt, welchem Fachbereich sie zuzuordnen sind und wie sie einheitlich bezeichnet werden, da heute mehrere Synonyme für denselben Gegenstand im Umlauf sind 
• ob die Unterlage physisch oder digital vorliegt oder digitalisiert wurde, und an welchem Ort sie archiviert ist 
• ob sie für den Risikostrukturausgleich (RSA) relevant ist und ob sie personenbezogene Daten oder besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO enthält 
• welche Aufbewahrungsfrist, welche Löschfrist und welcher Fristbeginn gelten, jeweils mit eigener Quellenangabe 
• welche Stelle im Fachbereich für Aufbewahrung, Fristenüberwachung und Freigabe zur Löschung verantwortlich ist, und welche Hemmnisse einer Löschung entgegenstehen 

Der Archivierungskatalog umfasst derzeit rund 2.500 Einträge. Eine Zusammenfassung ähnlicher Einträge wird aktuell geprüft, die endgültige Zahl steht noch nicht fest. 

Parallel verschiebt sich der Bestand. Unterlagen erreichen das Haus fast nur noch digital, werden teilweise eingescannt und laufen in SAP zusammen. Der Schwerpunkt dieser Challenge liegt deshalb auf dem digitalen Bestand. Physisches Archivgut besteht weiterhin, ist aber nicht Gegenstand des Proof of Concept. 

Beim digitalen Bestand sind die Verknüpfungen zwischen den Systemen bislang nicht vollständig erfasst. Welche Folgewirkungen eine Löschung an anderer Stelle hat, ist daher noch nicht abschließend bewertet. Aktuell wird aus diesem Grund nicht gelöscht.

Problemdefinition

Daraus ergeben sich folgende Kernprobleme: 

• Rückstau bei der Vernichtung: Seit 2022 haben sich Unterlagen und Daten angesammelt, über deren weiteren Verbleib noch zu entscheiden ist. Wo Bestände gut erfasst sind, läuft die Vernichtung weiter; wo die Erfassung fehlt, ist jede Entscheidung mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden. 
• Mehrstufiger Entscheidungsweg: Aufbewahrungsfrist und Löschfrist können voneinander abweichen, maßgeblich ist jeweils die längste Frist. Prozessuale Hemmnisse wie Prüfungen im Risikostrukturausgleich (RSA), Rückabwicklungen oder laufende Gerichtsverfahren können sie zusätzlich verlängern. 
• Fristenwissen ist nicht breit verfügbar: Die Entscheidung erfordert fachspezifisches Wissen, das heute nur an wenigen Stellen im Haus gebündelt ist. Die Fachbereiche benötigen ein Hilfsmittel, das dieses Wissen im Arbeitsalltag verfügbar macht. 
• Manuelle Recherche der Grundlagen: Die maßgeblichen Vorgaben verteilen sich auf Gesetze, Verträge, Richtlinien und Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands und werden fortlaufend angepasst. Sie werden heute manuell recherchiert. 
• Fehlertoleranz nahe null: Eine Löschung ist nicht umkehrbar. Werden Nachweise zu früh vernichtet, fehlen sie in nachgelagerten Prüfungen. Richtigkeit hat deshalb Vorrang vor Geschwindigkeit. 

Ziel ist kein Umbau des physischen Archivs, sondern eine Lösung, die den Entscheidungs- und Auskunftsprozess rund um den digitalen Informationsbestand zuverlässig unterstützt und perspektivisch automatisiert. 

Wissensbasis

Die AOK Hessen stellt Lösungsanbietern die Feldstruktur ihres Archivierungskatalogs zur Verfügung. Der Katalog wurde zum 1. Oktober 2026 aufgesetzt und umfasst 20 Felder in sechs Gruppen. Er ist die fachliche Grundlage, auf der eine Lösung aufsetzt: 

• Identifikation: Überschrift, Fachbereich, aufzubewahrende Unterlagen beziehungsweise zu speichernde Daten, Dokumentenspezifikation (das Cluster der Unterlage, etwa Rechnung, Vertrag oder Verordnung) 
• Speicherung und Ablageort: Dokumentenart (physisch, digital oder digitalisiert) und Archivierungsort (Archiv, Programm, Server, Software) 
• Datenschutz und Governance: Relevanz für den Risikostrukturausgleich (RSA) sowie Personenbezug, also ob die Unterlage personenbezogene Daten oder besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO enthält 
• Fristen und Rechtsgrundlagen: Aufbewahrungsfrist (wie lange aufbewahrt werden muss) und Löschfrist (wie lange aufbewahrt werden darf) jeweils in Jahren, dazu der Fristbeginn als auslösendes Ereignis, etwa Ablauf des Kalenderjahres oder Vertragsende. Für alle drei ist jeweils die Quelle hinterlegt: Gesetze, Richtlinien, Verordnungen, Vorgaben von Ämtern wie dem Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS), Verträge oder Festlegungen des Fachbereichs 
• Steuerung und operative Umsetzung: verantwortliche Stelle im Fachbereich, Hemmnisse der Löschung (Umstände, die die Frist aussetzen, etwa ein laufendes Gerichtsverfahren oder eine Sonderprüfung des BAS), Ausleseformat der Dokumentation (etwa PDF/A-2 oder CSV), Historie durchgeführter Prüfungen und Vernichtungen sowie die nächsten Schritte zur Umsetzung 
• Sonstiges: Anmerkungsfeld für ergänzende Hinweise und offene Fragen je Datensatz