Archivierungs-Copilot für regelkonforme Aufbewahrung und Löschung

Die Challenge in einem Satz

Wie kann die AOK Hessen ihren Fachbereichen automatisiert beantworten, welche Unterlagen und Daten wie lange aufzubewahren sind und wann sie gelöscht oder vernichtet werden dürfen, auf Basis des Archivierungskatalogs und der geltenden Rechtsgrundlagen? 

Warum das wichtig ist

Archivierung ist bei der AOK Hessen über Jahre dezentral gewachsen. Die Fachbereiche haben jeweils eigene Praktiken entwickelt, der Reifegrad fällt entsprechend unterschiedlich aus. Seit 2022 hat sich ein Rückstau an Unterlagen aufgebaut, über deren Vernichtung noch zu entscheiden ist. Ob eine Unterlage gelöscht werden darf, hängt an mehreren konkurrierenden Fristen und prozessualen Hemmnissen und erfordert heute Spezialwissen sowie manuelle Recherche. Gleichzeitig wächst der digitale Bestand, weil Unterlagen fast nur noch digital eingehen. Die AOK Hessen sucht deshalb einen Weg, diese Entscheidung systematisch und nachvollziehbar zu unterstützen. 

Gesuchte Ansätze

Gesucht werden Lösungen, die im Kern des Entscheidungsprozesses ansetzen: 

• Auskunft für Mitarbeitende zu einer konkreten Unterlage: Dokumententyp, Aufbewahrungsfrist, Rechtsgrundlage, Ablageort und Löschzeitpunkt 
• Abbildung des Entscheidungswegs über konkurrierende Aufbewahrungs- und Löschfristen einschließlich prozessualer Hemmnisse 
• Benennung der Rechtsgrundlage zu jeder Antwort, mit Quellennachweis 
• Modularer Aufbau, der sich an die bestehende Systemlandschaft und an ein revisionssicheres Archivsystem anbinden lässt 
• Als Ausbaustufe das Anstoßen und Dokumentieren von Löschung und Vernichtung 

Im Venture-Client-Projekt wird zunächst die Auskunftsfunktion in einem klar abgegrenzten Proof of Concept (PoC) validiert, bevor über den weiteren Ausbau entschieden wird.

Warum teilnehmen?

Diese Challenge bietet Lösungsanbietern die Möglichkeit, ihre Technologie bei einer gesetzlichen Krankenkasse in einem stark regulierten Umfeld zu validieren. 

Teilnehmende Anbieter erhalten: 

• ein finanzierter Proof of Concept innerhalb eines strukturierten Venture-Client-Rahmens 
• direkte Zusammenarbeit mit der Projektleitung Archivierung und der Organisationsentwicklung der AOK Hessen 
• Zugang zu realen Anwendungsfällen, zum Archivierungskatalog und zum fachlichen Kontext 
• eine Perspektive auf dauerhafte Implementierung, da das Thema als Dauerlösung aufgesetzt ist 
• ein belastbarer Referenzfall im öffentlich-rechtlichen Gesundheitswesen 

Ablauf

Der Ablauf ist so aufgesetzt, dass alle Bewerber schnell Klarheit und eine faire Bewertung erhalten: 

• Bewerbung über die ekipa-Plattform mit Beantwortung der Pflichtfragen zu Lösung, Reifegrad und erwartetem Mehrwert. 
• Bewertung und Vorauswahl anhand von Fit, Machbarkeit und erwarteter Wirkung. 
• Get-to-Know-Gespräch mit der AOK Hessen zur Klärung von Anforderungen und Fit. 
• Kick-Off-Workshop zur gemeinsamen Festlegung von Umfang und Erfolgskriterien. 
• Durchführung des Proof of Concept in einem klar abgegrenzten Rahmen. 
• Erfolgreiche Lösungen gehen in die Entscheidungsphase über.