Archivierungs-Copilot für regelkonforme Aufbewahrung und Löschung

Zielsetzung

Die AOK Hessen sucht einen Archivierungs-Copiloten, der Mitarbeitende dabei unterstützt, Dokumente und Informationen richtig abzulegen, Aufbewahrungsfristen zu bestimmen und zum richtigen Zeitpunkt eine Löschung oder Vernichtung anzustoßen. Auf eine Frage wie „Ich habe eine Unterlage aus Prozess X, was muss ich damit machen?“ antwortet die Lösung mit Dokumententyp, Aufbewahrungsfrist, Rechtsgrundlage, Ablageort sowie Vernichtungs- oder Löschzeitpunkt. 

Archivierung und Löschung sollen zu einem einheitlichen Standardprozess im Arbeitsalltag werden: rechtssicher, nachvollziehbar und unabhängig vom Spezialwissen einzelner Personen. 

PoC-Ziel: 

Im Rahmen des Venture Client Inkubators soll in einem abgegrenzten Piloten nachgewiesen werden, dass die Lösung: 

• Unterlagen und Daten korrekt klassifiziert 
• die geltende Aufbewahrungsdauer korrekt bestimmt, einschließlich Fristbeginn, konkurrierender Fristen und Hemmnisse 
• die zugehörige Rechtsgrundlage mit Quelle korrekt benennt 
• den korrekten weiteren Umgang mit der Unterlage vorgibt 
• keine Daten zur Löschung vorschlägt, die weiter aufbewahrt werden müssen 

Maßstab ist die sachliche Richtigkeit, nicht die Zeitersparnis. Ein erfolgreicher Proof of Concept liefert korrekte Antworten ohne Beanstandungen. Referenz für die Bewertung ist der Archivierungskatalog der AOK Hessen. Dort sind die zutreffenden Fristen und Hemmnisse hinterlegt, die Ergebnisse der Lösung werden gegen diese Einträge abgeglichen. Die AOK Hessen stellt den Katalog für den gewählten Ausschnitt befüllt bereit. Anbieter werden gebeten, eine aus ihrer Sicht angemessene Zielgröße für die Trefferquote vorzuschlagen und zu begründen. Der fachliche Zuschnitt, also ein einzelner Fachbereich oder ein Querschnitt über mehrere Fachbereiche, ist bewusst offen gelassen. Die AOK Hessen erwartet dazu einen begründeten Vorschlag der Anbieter. 

Langfristiges Ziel: 

Aufbau einer dauerhaft implementierten, modular aufgebauten Plattform für das Information Lifecycle Management (ILM) der AOK Hessen, die den gesamten Prozess von der Ablage bis zur dokumentierten Vernichtung trägt. Zielbild ist eine weitgehend automatisierte Verarbeitung: Das System entscheidet auf Basis der hinterlegten Regelwerke, was mit einer Information zu geschehen hat. Entfällt ein Hemmnis, greift automatisch die nächstlängere Frist. 

Anforderungen an die Lösung

Funktional 

• Dialogorientierte Auskunft zu einer konkreten Unterlage: Dokumententyp, Aufbewahrungsfrist, Rechtsgrundlage, Ablageort und Löschzeitpunkt. Reicht die Eingabe für eine eindeutige Antwort nicht aus, fragt die Lösung nach. 
• Abbildung des Entscheidungswegs über Aufbewahrungs- und Löschfrist einschließlich Fristbeginn. Maßgeblich ist jeweils die längste Frist. 
• Berücksichtigung prozessualer Hemmnisse wie Prüfungen im Risikostrukturausgleich, Rückabwicklungen und laufender Gerichtsverfahren. Entfällt ein Hemmnis, greift automatisch die nächstlängere Frist. 
• Zuordnung einer Unterlage zu einem Dokumententyp auch bei uneinheitlicher Bezeichnung. 
• Benennung der Rechtsgrundlage zu jeder Antwort, mit nachvollziehbarer Quellenangabe. Das hinterlegte Regelwerk muss pflegbar sein. 
• Protokollierung der getroffenen Entscheidungen mit Begründung und Fundstelle, sodass nachvollziehbar bleibt, warum eine Unterlage aufzubewahren oder auszusondern ist. 
• Modularer Aufbau: Start mit der Auskunftsfunktion, spätere Erweiterung um das Anstoßen von Löschung und Vernichtung. 
• Deutschsprachige Benutzeroberfläche und deutschsprachige Antworten. 

Technik, Datenschutz & Sicherheit 

• Anbindung an die bestehende Systemlandschaft über gängige Schnittstellen. Im Einsatz sind der tia Content Server von KGS Software als Archiv-Middleware, NetApp StorageGRID als Speicherort und SAP im Posteingang. Erfahrung mit genau diesen Produkten ist willkommen, aber keine Voraussetzung. 
• Anschlussfähigkeit an ein revisionssicheres Archiv nach der BSI Technischen Richtlinie TR-ESOR für beweiswerterhaltende Archivierung. Die AOK Hessen beschafft ein entsprechend zertifiziertes Archivsystem. Die gesuchte Lösung setzt darauf auf und muss nicht selbst zertifiziert sein. 
• Verarbeitung von Sozialdaten einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, nach den geltenden Schutzklassenvorgaben. 
• Betrieb innerhalb der Europäischen Union. Cloud-Lösungen sind möglich, On-Premise ist keine Voraussetzung. 
• Nachvollziehbarkeit jeder Fristen- und Löschempfehlung bis zur zugrunde liegenden Quelle. 
• Bereitschaft, das Prüfverfahren der Informationssicherheit, IT-Sicherheit und Revision der AOK Hessen zu durchlaufen. Das Verfahren muss vor Beginn des Proof of Concept nicht abgeschlossen sein, es läuft parallel oder im Anschluss. 

Reife & Umsetzungsfähigkeit 

• Pilotfähigkeit ab dem ersten Quartal 2027. 
• Produktiv eingesetzte Lösung mit bestehenden Kunden. Gesucht ist kein Entwicklungspartner für eine Neuentwicklung, sondern ein Anbieter mit nachweisbarer Wirtschaftlichkeit. 
• Referenzen aus der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV). Alternativ Referenzen aus der Sozialversicherung oder dem öffentlichen Sektor mit vergleichbaren Anforderungen an Aufbewahrung, Revisionssicherheit und Datenschutz. 
• Deutschsprachige Ansprechpartner und Projektabwicklung, Sitz im DACH-Raum. 
• Vorschlag für ein belastbares Setup des Proof of Concept einschließlich Empfehlung zu Datenbasis und fachlichem Zuschnitt. 

Wünschenswert (Nice-to-have) 

• Automatisierte Überwachung und Aktualisierung der Rechtsgrundlagen: Gesetze, Verträge, Richtlinien und Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands werden maschinell nachverfolgt, Änderungen schlagen auf das hinterlegte Regelwerk durch. 
• Erfahrung mit tia Content Server, NetApp StorageGRID oder SAP ArchiveLink 
• Weitgehend automatisierte Löschung auf Basis der hinterlegten Regelwerke, ohne dass ein Mensch den Einzelfall prüft. Von der AOK Hessen als Zielbild benannt, im Proof of Concept aber nicht erwartet. 
• Beratender Anteil bei der Ausgestaltung der Archivierungs- und Vernichtungsprozesse auf Basis des Archivierungskatalogs 
• Analyse von Abhängigkeiten zwischen Systemen, um Folgewirkungen einer Löschung sichtbar zu machen 
• Unterstützung bei der Befüllung und Pflege des Archivierungskatalogs, etwa durch automatisierte Vorschläge für Dokumentenspezifikation, Fristen und Quellen 

Nicht im Scope 

• Sichtung, Digitalisierung und Entsorgung physischer Bestände. 
• Das Scan-Verfahren selbst nach der BSI Technischen Richtlinie TR-03138 (RESISCAN). Es ist dem betrachteten Prozess vorgelagert. 
• Ersatz der Archivierungssoftware. Das revisionssichere Zielsystem wird separat beschafft. Gesucht ist die Lösung, die darauf aufsetzt. 
• Der Freigabe-Workflow für Löschung und Vernichtung. Die Freigabe erfolgt weiterhin durch die im Archivierungskatalog hinterlegte verantwortliche Stelle.