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Caritas- KI-basierte Klassifikation und Segmentierung fachlicher Informationen aus unterschiedlichen Quellen

Caritas sucht Impact Startups und Tech-Unternehmen, die eingehende E-Mails und Newsletter automatisiert klassifizieren und in einem zentralen Informationsportal strukturiert bereitstellen. Ziel ist eine effiziente Filterung und Bereitstellung relevanter Informationen sowie, manuelle Weiterleitung zu reduzieren und eine skalierbare Wissensstruktur im gemeinwohlorientierten Kontext im Rahmen eines PoC zu validieren. 

#KnowledgeManagement#AI#DigitalTransformation#SocialInnovation#VentureClienting

Aktueller Stand

Der Caritasverband für das Bistum Aachen e.V. ist Teil des bundesweiten Caritas-Netzwerks und unterstützt und berät Mitgliedseinrichtungen in verschiedenen sozialen Handlungsfeldern (u. a. Pflege, Eingliederungshilfe, Kinder- und Jugendhilfe). Ein zentraler Teil der Arbeit besteht darin, fachlich relevante Informationen zu sammeln, einzuordnen und an die richtigen Stellen weiterzugeben; sowohl intern als auch an Mitgliedsverbände. Ein erheblicher Anteil dieser Informationen ist entscheidungs- oder handlungsrelevant (z. B. Förderaufrufe, regulatorische Änderungen, fachliche Rundschreiben). 

Problem Definition

Relevante Informationen erreichen den Verband primär über: 

  • zentrale E-Mail-Postfächer (z. B. Rundschreiben, Verbandsinformationen),
  • zahlreiche Newsletter (z. B. Fördermittel, Fachthemen, Digitalisierung), 
  • individuelle Verteiler einzelner Mitarbeitender. 

Die Menge eingehender E-Mails im zentralen Postfach liegt täglich im zwei- bis dreistelligen Bereich. Die Bearbeitung erfolgt überwiegend manuell: 

  • Eine Person sichtet zentrale Postfächer. 
  • Inhalte werden nach Einschätzung weitergeleitet. 
  • Bei Unklarheit werden große Verteiler genutzt. 
  • Ein erheblicher Teil der weitergeleiteten Informationen wird von den Empfänger:innen als nicht relevant eingestuft und gelöscht. 

Daraus ergeben sich mehrere strukturelle Probleme: 

  • Relevante Informationen gehen in der Masse unter. 
  • Inhalte sind nicht systematisch klassifiziert (z. B. nach Fachbereich oder Thema). 
  • Es gibt keine zentrale, durchsuchbare Wissensbasis. 
  • Einzelne Newsletter enthalten mehrere Themen, werden aber nicht segmentiert. 
  • Informationen werden primär verteilt, nicht strukturiert bereitgestellt. 
  • Mehrfachsichtung identischer Inhalte führt zu ineffizientem Ressourceneinsatz. 
  • Transparenz darüber, wer welche Informationen erhält oder benötigt, fehlt. 

Knowledge Base

  • Die IT-Infrastruktur basiert auf Microsoft 365. 
  • Cloud-basierte Architektur ohne eigenes Rechenzentrum. 
  • Der digitale Reifegrad der Mitarbeitenden variiert stark.