KI-gestützte Optimierung von HR-Anfragen und Wissensmanagement 

Herausforderung 

Ein führendes Unternehmen im Bereich nachhaltiger Konsumgüter sucht einen Partner um durch den Einsatz von Generative AI (GenAI) die Effizienz interner Prozesse zu steigern und den manuellen Aufwand in der Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen reduzieren. Derzeit werden Anfragen in der Personalabteilung manuell bearbeitet, was zu ineffizienten Abläufen führt und wertvolle Ressourcen bindet. Aus dem Geschäftsmodell ergeben sich außerdem spezifische Herausforderungen: 

• Dezentrale Datenquellen: Informationen sind auf verschiedene Plattformen verteilt (Intranet, Teams, PDFs, Laufwerke). Ein zentraler Zugang fehlt, was den Bearbeitungsaufwand erhöht. 
• Technische Ausstattung der Nutzer: Viele Anfragen kommen aus Märkten mit eingeschränkten Geräten wie Markt-PCs, Telefon oder Handhelds, sodass uneinheitliche Endgeräte und Zugänge die digitale Bearbeitung erschweren. 
• Vielfalt der Anfragen: Allgemeine Standardanfragen (z. B. Vertragsinformationen) ohne Vertraulichkeit müssen anders behandelt werden als sensible persönliche Anfragen (z. B. Urlaubs- und Krankheitsmeldungen) 
• Skalierbarkeit: Mit mehreren Tausend Mitarbeitenden und einem kürzlich eingeführten Ticket-System besteht ein dringender Bedarf an Automatisierung und Effizienzsteigerung. 

Partner und Lösung 

• Das Ziel ist die Entwicklung einer GenAI-gestützten Lösung, die Anfragen automatisiert bearbeitet: 
• Key-Frage: Wie können dezentrale Informationen durch Generative AI automatisiert zugänglich gemacht werden, um interne HR-Anfragen effizient und datenschutzkonform zu automatisieren? 

Neben der Entwicklung einer skalierbaren GenAI-Lösung sucht das Unternehmen einen Partner mit KI-Expertise, der auch in der Implementierung und strategischen Begleitung unterstützt. Ziel ist es, gemeinsam die Grundlage für eine langfristige Adaption von KI im Unternehmen zu schaffen. 

Key Guidelines 

Datenintegration: 

• Die Lösung muss dezentrale Datenquellen (z. B. Intranet, Teams, Laufwerke, PDFs) erschließen und strukturieren. Informationen sollen zentral zugänglich gemacht werden. 

Benutzerfreundlichkeit: 

• Die Lösung muss für unterschiedliche Nutzergruppen und technische Geräte (z. B. Markt-PCs, Handhelds) geeignet sein bzw. muss diese im Nutzerflow mitdenken. 
• Sowohl text- als auch sprachbasierte Eingabeoptionen sollen unterstützt werden. Auch die Ausgabe kann Text- und Sprachbasiert erfolgen. 
• Die Lösung muss in deutscher Sprache nutzbar sein, mit optionaler Unterstützung für Englisch. 

Automatisierung: 

• Standardanfragen (z. B. Vertrags- und Urlaubsanfragen) sollen automatisch bearbeitet werden. 
• Das System muss in der Lage sein, sensible und vertrauliche Anfragen korrekt und datenschutzkonform zu behandeln oder weiterzugeben. 

Datenschutz und Sicherheit: 

• Strikte Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, insbesondere bei sensiblen Informationen. 
• Hosting der Lösung ausschließlich on-premise oder auf deutschen Servern.